Otamme teknologian vakavasti.
Toimintaympäristömme jatkuvassa digitalisoitumisessa myös asiakirjojen arkistointiin on haettu uusia ratkaisuja. Nykyään varteenotettava vaihtoehto paperisille arkistoille on yksinomaan sähköinen säilyttäminen. Julkishallinnossa määrättyjä tietoja on säilytettävä pysyvästi; silloin tietojen säilytettävyyttä sähköisessä toimintaympäristössä voidaan edistää tietojärjestelmien sertifioinnilla. SÄHKE2-sertifikaatti tietojärjestelmälle takaa, että asiakirjallisten tietojen sähköinen käsittely ja valmistelu säilytykseen tietojärjestelmässä täyttävät arkistolaitoksen vaatimukset. Ensimmäinen sertifikaatti myönnettiin 20.1.2012.
Inspecta Sertifiointi Oy myönsi ensimmäisen SÄHKE2-sertifikaatin Avain Technologies Oy:n X-Archive-ohjelmiston versiolle 3.3.1. Sertifikaatti voidaan myöntää tietojärjestelmälle, jonka toiminnallisuuksien on todettu täyttävän Kansallisarkiston julkaiseman SÄHKE2-normin vaatimukset. Normin vaatimukset koskevat asiakirjatiedon elinkaaren hallintaa operatiivisen käsittelyprosessin aikana, ja sähköisen asiakirjatiedon siirtoa arkistolaitokseen.
Julkishallinnon organisaation tulee hakea arkistolaitokselta lupaa kun se haluaa säilyttää pysyvään säilytykseen määrättyä aineistoa yksinomaan sähköisessä muodossa. Luvan saanut organisaatio voi käsitellä ja säilyttää. asiakirjatietoa pelkästään digitaalisessa muodossa. Tämä koskee myös aineistoja, jotka on lain mukaan säilytettävä pysyvästi, kuten määrättyjä päätöksiä ja terveystietoja. Ensimmäisen sertifikaatin saanut Avain Technologies on erikoistunut sähköiseen arkistointiin, sähköisiin allekirjoituksiin ja sähköisiin lomakkeisiin erityisesti julkishallinnossa, terveydenhuollossa ja rahoitusalalla.
